Tips para organizar tu agenda
¡Recuperá el control de tu año! Te ayudamos a lograr que la agenda de papel y agenda digital sean tus aliadas.
¿Sos de usar agenda de papel hasta marzo y después "ni nos vimos"? ¿Te ponés tareas en la agenda digital pero te cuesta respetarlas? Quizás estabas usándolas al revés.
Planificar es un hábito que se adquiere con práctica. Nadie se hace experto en gestión de un día para el otro. (De hecho hay carreras universitarias enteras sobre "gestión"). Pero el beneficio es evidente: es muy reconfortante sentir que tenés (al menos en gran parte) el control del recurso más importante de tu vida: tu tiempo.
Por eso, te dejamos un compilado de nuestras técnicas preferidísimas de organización del tiempo. La idea es que pruebes algunas y vayas adaptandolas a lo que mejor funciona para vos.
Lo urgente vs lo importante
Una de las fuentes de estrés que más incide en nuestra vida cotidiana es la continua toma de decisiones. La hiperconectividad aumentó la cantidad de información y por ende de opciones disponibles. Y en todo momento, la pregunta: ¿ahora con qué sigo?
¿Te suena? Nos pasa a todos. Para jerarquizar nuestras tareas pendientes es ideal la Matriz Eisenhower:
Tengo dos clases de problemas,
los urgentes y los importantes.
Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.- DWIGHT D. EISENHOWER
La matriz es en verdad trabajo de Stephen Covey, autor de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, que lo estudió a Eisenhower porque aparentemente tenía una productividad nivel cohete espacial. Consiste en dividir tus pendientes en 4 cuadrantes:
Urgente e importante: tareas para completar inmediatamente, que implican que un imprevisto pone en riesgo crítico la continuidad de un proceso importante.
Importante y no urgente: tareas para programar para más adelante, objetivos de largo plazo que no tienen un plazo firme pero que es importante que se cumplan.
Urgente y no importante: tareas para que alguien complete cuanto antes pero que vos podés delegar.
No urgente y no importante: tareas que son una distracción y que se podrían eliminar. A veces son pendientes que implican una situación social.
Podés hacer esta matriz en las hojas de nota de tu agenda, en la pared de tu oficina con notas adhesivas y washi tape, o en tu computadora, lo importante es hacerla periódicamente para priorizar tus tareas. Es un gran punto de partida para la gestión de tu tiempo pero no es el únicoque te queremos contar…
Timeboxing: Cómo combatir la procrastinación y mejorar la productividad
Procrastinar sucede hoy casi siempre en una pantalla, pues otras actividades (hacer ejercicio, charlar con una amiga) suelen elegirse como secundarias a nuestro deporte principal: scrollear.
¿Qué es Timeboxing?
Timeboxing, o burbujas de tiempo, es una técnica que consiste en asignar un período específico para completar una tarea. Al igual que en un programa de cocina, te das un tiempo fijo (por ejemplo, 40 minutos) para trabajar y luego entregas lo que hayas hecho, sin importar si está perfecto.
Técnicas Complementarias:
Técnica Pomodoro: Trabaja 25 minutos y descansa 5 minutos. Después de cuatro ciclos, toma un descanso más largo (15-30 minutos).
Ritmos Ultradianos: Trabaja durante 90 minutos y descansa 30 minutos, alineándote con tus ritmos naturales de energía.
La Ley de Parkinson: El tiempo que tengas para realizar una tarea es el tiempo total que te llevará concretarla. Sean 5 minutos o 5 años. Por lo tanto, si te das más tiempo, lo usarás todo. Timeboxing busca limitar esos espacios temporales.
Pasos para Implementar Timeboxing:
Lista de Objetivos: Escribe tus objetivos de manera concreta, idealmente una tarea por objetivo.
Asignar Tiempo: Estima cuánto tiempo tomará cada tarea, utilizando ciclos de 25 o 90 minutos.
Establecer Deadlines: Define fechas de entrega para cada tarea, incluso si no hay una obligación externa.
¿Dónde?
En tu agenda, obviamente. Ohhh el placer de ponerle tick a una tarea completada. Y si le sumamos color coding, visualmente se convierte en un lugar feliz y motivador!
En tu calendario digital, podés programarte alarmas (aunque tiene el lado negativo de que nos interrumpe con sus notificaciones)
En una aplicación de Gestión de Tareas: Herramientas como Click Up, Asana, Trello o Notion ayudan a gestionar y organizar tareas.
Siempre empezando por tu agenda de papel para organizar tu semana, y luego utilizando el calendario digital para recibir alertas o compartir con quienes sea necesario esos eventos y reuniones planificados. Creá un ritual.
¡Las pausas son muy importantes! Respetá el break. Andá a buscarte un vaso de agua, llamá a alguien querido, aprovechá para reservar un chequeo médico o para comprar palta en la verdulería de la cuadra.
Estrategias para la Concentración:
¿Qué tengo que hacer hoy para sentirme feliz con lo que logré al final del día?
Antes de atacar el primer ítem de la lista hacete esta pregunta. Y verificá si es realmente el primer objetivo para vos.
¿Cuándo me meto en Whatsapp / Instagram / Pinterest / Twitter?
Si tu actividad está vinculada a tu trabajo, ponele un “timebox” a tu scrolleo (y ahí sí: tener una alarma en el teléfono tiene todo el sentido).
Si tu actividad es netamente recreativa (entrás para divertirte o distraerte), quizás quieras preguntarte de antemano cuánto tiempo querés destinar a ese consumo y setear también una alarma (imprtantísimo: hacele caso…). Así también tenés tiempo en el día para ponerte al día con ese libro o serie que te tiene enganchade.
Planificación Avanzada:
Color Coding: Usa colores para diferenciar tipos de tareas en tu agenda para mejorar la organización y el equilibrio. Así, podés fácilmente identificar las prioridades y lo que necesitas hacer. Además, ayuda visualmente a ver si estamos dedicando el tiempo suficiente a cada tipo de tarea, y al descanso, ayudándonos a tender hacia mayor equilibrio y bienestar.
Decisiones Recurrentes: Abusa de la simplificación y la planificación por anticipado para reducir el estrés. Organiza la semana por adelantado para ahorrarte valiosos minutos de agobio cotidiano.
Time Tracking: Mide el tiempo que te lleva realizar cada tarea para ajustar futuras estimaciones y mejorar la planificación.
Inbox Cero:
Estar corriendo atrás de cada mail o mensaje nuevo que llega, es una buena fórmula para desgastarnos, y perder el foco de las tareas que teníamos asignadas en nuestra agenda.
Prioriza y Organiza: Dedica tiempos específicos para gestionar tu bandeja de entrada y mantenerla organizada.
Clasificación de Correos: Eliminá, delega, aplaza o responde correos según el tiempo requerido.
Técnicas Específicas:
Pomodoro: Trabaja en bloques de 25 minutos con descansos cortos. Ideal para enfocar la mente y combatir la procrastinación.
Ritmos Ultradianos: Trabaja en ciclos de 60-90 minutos siguiendo tus ritmos naturales de energía y descansa 20-30 minutos cuando sea necesario.
¡Elegí el modelo que potencie tu rutina!
